Организация единой работы фрилансеров из разных точек мира разбивается на несколько этапов:

Подготовка:

• Согласование задания с заказчиком.
• Самостоятельное глубокое изучение задания.
• Составление документации — подробного описания работы с указанием цели работы и  дальнейшего её применения заказчиком.
• Составление минимальной анкеты для знакомства с потенциальным исполнителем.
• Составление контрольного списка вопросов или тестовых заданий для проверки знаний потенциального исполнителя после его ознакомления с документацией. Варианты: опросы, тесты, прочие задачки.
• Согласование с заказчиком дополнительных мер: создание вспомогательного инструментария, полных и тестовых доступов (логины/пароли).
• Создание двух дублирующих друг друга каналов для единовременного информирования всех исполнителей. Например: общедоступный обновляемый документ и e-mail рассылка.
• При необходимости создать единое пространство для общения всех исполнителей. Например: конференции в мессенджере или общая переписка посредством e-mail.
• Оптимизация всех необходимых для работы инструментов. Например: создание единой площадки для хранения требуемых в работе справочных материалов.

Поиск и обучение:

• Составление объявления о найме на работу: кто, кого, для чего, с каким навыками, кому отдается предпочтение, способ отклика. В объявлении дать задание для потенциального исполнителя: связаться с автором объявления определенным образом и указать о себе конкретную информацию. Таким образом, проверяется внимательность исполнителя.
• Общение с потенциальными исполнителями. Предпочтение отдается людям уверенным в себе, задающим и отвечающим на вопросы, быстро выходящим на обратную связь, находящим неточности или ошибки в документации и тестовых заданиях.
• Проинформировать исполнителя о способах и методах взаимодействия с вами: каким способом (e-mail, мессенджер, телефон, общедоступный документ) и в каком формате исполнителю обращаться с вопросами к вам.
• Работа с исполнителем: первый контакт — анкета — выдача описания работы — ответы на вопросы исполнителя — опрос — тест — прочие задачки — выдача непосредственного задания и, если требуется, данных для полноценного доступа (логины/пароли).
• Отсечение исполнителей чаще всего происходит на этапах [ответы на вопросы исполнителя] и [опрос]. Редко «второй шанс» для исполнителя даёт положительный результат в дальнейшем.

Рабочий процесс и отчетность:

• Каждый этап работы с исполнителем должен иметь определенный срок, согласованный обеими сторонами.
• Представлять какой работой загружен в данный период времени исполнитель и какой результат от него следует ожидать.
• Удобно составить список, аккумулирующий данные по каждому из исполнителей, объемам и срокам работы, проведенным или запланированным выплатам.
• В случае пропажи исполнителя донести до него всеми возможными способами ожидаемое время на его возвращение.
• После завершения работы с исполнителем все его доступы (логины/пароли) без предупреждения закрываются.

Памятка аутсорсеру:

• Быть на связи с заказчиком. Предупреждать его об отсутствии возможности работать.
• Изначально оговаривать условия работа: объемы, отчетный период, способ взаимодействия с заказчиком (почта, телефон, мессенджер, общедоступный документ) и метод взаимодействия (завалить вопросами или аккумулировать их в виде списка, иные варианты).
• По каждой задаче согласовывать срок её выполнения с заказчиком.
• Задавать вопросы заказчику. Научиться понимать «язык заказчика».
• Предпочтения заказчика ставить выше собственных.
• Быть нужным и полезным. Делать чуть больше по каждой задаче и увеличивать лояльность заказчика.

Памятка заказчику:

• Быть на связи с исполнителем. Предупреждать о своём отсутствии.
• Пренебрежительное отношение к исполнению своих обязанностей заразительно.
• Получать обратную связь от исполнителя.
• Помогать исполнителю. Например: реализовывать предложения исполнителя, если они оптимизируют, ускоряют или иным образом прогрессируют рабочий процесс.